La gesti贸n humana del cambio ante el COVID-19

La nueva vida con COVID-19 es, a escala global, un enorme desaf铆o sanitario, social, econ贸mico y, por encima de todo, humano. Y para abordar la gesti贸n del cambio desde dicha perspectiva, a continuaci贸n, le compartimos las ideas y recomendaciones de Carolina Roa, Senior Workplace Design Strategist de Arista – Haworth para Centroam茅rica, el Caribe, Venezuela y Colombia.

La pl谩tica con Roa se dio en el marco del webinar organizado por INSIGNE y Calidad Inmobiliaria con el tema 芦El regreso a los espacios de trabajo: protegiendo la cultura y a las personas禄.

鈥淣adie estaba preparado para una pandemia. 驴Acaso alguien la consider贸 en sus escenarios de acci贸n a finales de 2019? Y precisamente por eso las primeras actuaciones han sido reactivas m谩s que propositivas. Pero ahora, ante el regreso progresivo a los lugares de trabajo, resulta m谩s necesario que antes gestionar el cambio organizacional con efectividad鈥, explic贸 la experta.

As铆, la representante de Arista-Haworth se帽al贸 que, frente a la pandemia, las organizaciones est谩n reaccionando en tres fases.

La primera se gestion贸 a escala individual, desde el confinamiento, aprendiendo sobre el distanciamiento social y las diferentes medidas de higiene a fin de evitar el contagio. Luego, durante la segunda fase, se implement贸 el teletrabajo, se redistribuyeron los recursos para suplir lo m谩s urgente y se reorganizaron los equipos de trabajo. Finalmente, en la tercera, con la vuelta a la actividad productiva, se ver谩n cambios espec铆ficos a nivel organizacional con la intenci贸n de que se mantengan en la nueva normalidad.

En dicho contexto, muchas empresas, por ejemplo, est谩n evaluando los resultados obtenidos hasta ahora con el teletrabajo. Y, en definitiva, deben analizar la mejor manera de preservar su cultura, su ADN, mientras mantienen seguro, confiado y eficiente al talento humano.

Caso EPM

Para ejemplificar c贸mo debe considerarse la parte humana en la gesti贸n del cambio ante el COVID-19, Roa comparti贸 su experiencia desarrollando un proyecto para EPM Business Group, una empresa de servicios p煤blicos con sede en Medell铆n, Colombia, que atiende a m谩s de 3 millones de personas en Am茅rica Central, los Estados Unidos y Europa.

Antes de la pandemia, Arista-Haworth redise帽贸 su ic贸nico edificio de oficinas de 15 pisos, que aloja a 4000 empleados, como parte de la transici贸n de la compa帽铆a desde una cultura organizacional con una toma de decisiones jer谩rquica, hacia una que fomentara la mejora continua y la experiencia superior del cliente.

Entonces, con la llegada del coronavirus, Roa y su equipo volvieron a apoyarse en su metodolog铆a ADKAR para la gesti贸n del cambio, que se basa en estos 5 pasos:

Awareness (conciencia): que se refiere a entender el porqu茅 del cambio; 鈥測 en esta situaci贸n resulta m谩s f谩cil porque a escala mundial estamos viendo la necesidad de cambiar, as铆 como las consecuencias y beneficios de hacerlo鈥, coment贸.

Desire (deseo): que toma en cuenta que transitar por el cambio es, en 煤ltima instancia, una decisi贸n personal, muy influenciada por la manera en la que cada individuo ha transitado durante la fase de aislamiento. Despu茅s de todo, se帽al贸 la experta, 鈥渆n estas condiciones han surgido cosas positivas a escala personal y profesional, por lo que hay que trabajar para que lo positivo permanezca y lo negativo desaparezca鈥.

Knowledge (conocimiento): 鈥渜ue plantea la importancia de definir qu茅 medidas, acciones y herramientas queremos que permanezcan de ahora en adelante, tal vez con algunas mejoras, precisamente porque tuvimos que implementarlas de un d铆a para otro鈥.

Ability (habilidad): que reconoce, en primer lugar, que el conocimiento no es lo mismo que la habilidad, y que el cambio necesita acciones concretas en la direcci贸n adecuada. Por tanto, 鈥渃ada individuo necesitar谩 adquirir habilidades en el uso de nuevos recursos hasta que pasen a ser parte de su cotidianidad, y luego corresponder谩 evaluar los beneficios y efectos de las mismas鈥.

Reinforcement (refuerzo): que, tras entender los pros y los contras de esta nueva realidad, permitir谩 evaluar si vale la pena seguir por ese camino o hay que realizar nuevos ajustes.

Adicionalmente, Roa recomend贸 analizar cada uno de los siguientes factores para determinar en qu茅 punto estaban antes del COVID-19 y c贸mo se desempe帽an ahora, para as铆 determinar el plan de gesti贸n del cambio espec铆fico que hay que implementar:

  1. Procesos
  2. Sistemas
  3. Herramientas
  4. Roles
  5. Comportamientos cr铆ticos
  6. Creencias y actitudes
  7. Estructura de reporte
  8. Evaluaciones de desempe帽o
  9. Ubicaci贸n
  10. Compensaci贸n

La transici贸n hacia nuevas formas de trabajar

Un plan de gesti贸n del cambio debe alinearse con la cultura organizacional. Y, en el caso de EPM, cuya cultura se caracterizaba desde antes por un liderazgo que acompa帽a y es mentor, en un ambiente de colaboraci贸n y relaciones cercanas, se volvieron a aplicar 7 componentes usados durante un proceso previo de transformaci贸n; con la ventaja de que los empleados ya estaban familiarizados con ellos.

As铆 que ahora, ante la nueva realidad por el COVID-19, se retomaron de la siguiente manera:

Comunicaci贸n previa, con tres mensajes clave:

  1. a) Hacer conciencia sobre la importancia de las nuevas medidas sanitarias a implementar. b) Indicar las fechas de retorno por fases, grupos o turnos. Y c) Explicar la readecuaci贸n de los espacios f铆sicos.

Participaci贸n activa: por lo que utilizaron una encuesta para conocer las opiniones de los empleados respecto a los cambios; y tambi茅n les dieron la oportunidad de expresar sus sentimientos ante el regreso a la oficina. Al respecto, Roa destac贸: 鈥淗ay personas que van a llegar con miedo y ansiedad, otras m谩s tranquilas y sin ninguna preocupaci贸n. Entonces, es importante saberlo para definir c贸mo manejar la dimensi贸n psicol贸gica de la vuelta al trabajo鈥.

Champions: que durante la transformaci贸n de cultura organizaci贸n, previa al coronavirus, 鈥渁ctuaron como embajadores del nuevo espacio de trabajo y fueron instruidos para capacitar e involucrar a sus compa帽eros鈥, ahora son los encargados de entrenar sobre las nuevas medidas y supervisar su cumplimiento.

Equipo de soporte: integrado por sic贸logos y m茅dicos para dar apoyo a las personas con mayores dificultades para adaptarse a la nueva normalidad.

Sponsor: que ha consistido en seleccionar a empleados que cuenten su historia sobre estar en contacto muy cercano con la enfermedad, a fin de despertar la conciencia y empat铆a entre el resto de los colaboradores.

ADKAR: metodolog铆a explicada antes que se sigue aplicando durante el proceso de vuelta al trabajo, para acompa帽ar de cerca a quienes vayan transitando por el cambio de manera m谩s lenta.

Comunicaci贸n posterior: para informar sobre cambios puntuales a medida que transcurre el tiempo.

En suma, la gesti贸n humana del cambio ante el COVID-19 pasa porque la seguridad, salud y bienestar de los empleados permanezcan como prioridades; y porque cada uno de ellos tenga claro el estado actual, transitorio y futuro de su entorno laboral.

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